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COMUNICAÇÃO: O SUCESSO DO SEU EVENTO

Por ZOOM Comunicação

Postado em 06/03/2018

O sucesso de qualquer tipo de evento (congresso médico, workshop, mostra, feira, convenções, rodada de negócios, lançamento de produtos, apresentação profissional e road show, entre outros) requer atenção com dois itens muito importantes: planejamento e comunicação. Planejar é fundamental ao identificar tudo que será necessário para garantir uma eficiente execução e evitar problemas. A comunicação também é crucial ao divulgar a construção da marca do projeto e, claro, estimular uma maior participação do público. Quanto mais tempo, melhor para implementação de ações diferenciadas e estratégias interessantes!

A disponibilidade de tempo é crucial para entender o projeto em toda a sua infraestrutura com programação, diversidade e profissionais envolvidos. O conhecimento ajudará na melhor compreensão do evento para pesquisar sobre informações, análise de mercado em geral e como a realização impactará o segmento e a população. As informações e dados resultantes desse levantamento serão usados em textos e ações estratégicas para melhor divulgação do evento.

Qualquer evento requer ações de comunicação, envolvendo assessoria de imprensa, redes sociais e, conforme o público alvo, estratégias de relações públicas para relacionamento com públicos específicos. O prazo é importante, pois dará tempo suficiente para entrevistar os palestrantes, especialistas e-ou expositores para apuração de dados e informações interessantes para a imprensa, ou seja, os jornalistas  querem notícias para atraírem a atenção do leitor, ouvinte e-ou telespectador.

Nem sempre, as informações e-ou palestrantes que os organizadores têm ou querem divulgar são, de fato, os assuntos mais relevantes para garantirem mídia espontânea junto aos veículos de comunicação.  O Assessor de Imprensa é o profissional qualificado para, após levantar informações e pesquisar, identificar os temas que, de fato, serão relevantes para os jornalistas em geral, elaborando um plano de comunicação com diversas ações e estratégias para disseminação das informações.

A partir desse processo, o assessor redige os textos e-ou prepara o material para divulgação junto às redações, visando sugerir a publicação de notas em colunas e-ou entrevistas para publicação, como matérias ou não, em jornais e programas de uma forma geral.  O contato com os jornalistas é feito através de diversos canais e ações, seguindo a estratégia adotada para cada evento, envolvendo conversas por telefone, e-mail, redes sociais, visitas às redações, entrevistas coletivas, encontros para almoço ou jantar, entre outras alternativas.

Os resultados são diretamente proporcionais ao tempo disponível e à relevância das informações e dados repassados por palestrantes e-ou expositores. A disponibilidade de prazo e dos organizadores impacta diretamente o processo, facilitando ou comprometendo a divulgação. O sucesso requer envolvimento das partes.

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