Após a assinatura do contrato, empresas de comunicação e prestadores de serviço promovem a primeira reunião de briefing. Neste post, vamos lhe explicar o que é briefing, listar um modelo, explicar quem deve participar das reuniões e dar dicas para sua realização.
O que é briefing?
O briefing é a primeira etapa de qualquer atendimento de comunicação. O ideal é que seja feito presencialmente com as pessoas responsáveis pelo negócio. Não há regras sobre a duração dessa reunião. Ela deve demorar o tempo que for necessário para apurar as informações institucionais do cliente e entender o problema que precisará ser resolvido.
Na prática, o briefing servirá como um inventário sobre a história da empresa, seus produtos e serviços e o problema de comunicação apresentado. O comunicador responsável por conduzir o briefing deve fazer as perguntas necessárias para se aprofundar na realidade do negócio e conduzir o diagnóstico situacional corretamente.
Modelo de briefing
Muitas pessoas buscam modelos de briefing. Entretanto, é preciso dizer que não existe um roteiro padrão. Cada negócio tem sua própria realidade e, por isso, precisará que as perguntas se adaptem a ele.
Listamos abaixo algumas perguntas que podem servir de ponto de partida. Lembre-se sempre de incluir outras questões, de acordo com a segmentação da empresa em questão:
Informações pessoais
• Nome:
• Cargo:
• Idade:
• Data de aniversário:
• Contatos – secretária/celular:
• Formação acadêmica (se possível, solicitar um currículo resumido)
• Estado civil:
• Fale sobre sua trajetória profissional
Dados da empresa
• Breve histórico, contando como tudo começou:
• A empresa na atualidade: área de atuação, perfil de clientes, perfil de negócios, principais serviços:
• Principais números da empresa (principais clientes, funcionários, investimentos globais nos últimos três anos, investimentos globais nos próximos três anos, participação no mercado):
• Caso a empresa divulgue, evolução do faturamento nos últimos anos ou percentual de crescimento. Percepção do mercado e da empresa:
• Como você avalia o mercado em que a empresa está inserida: principais ameaças e as grandes oportunidades que esse cenário oferece? Principal concorrente:
• Principais competidores da empresa?
• Vantagens competitivas que a empresa possui:
• Quais são os pontos fracos? Quais são as fragilidades da empresa?
• Principais planos, projetos ou ações da empresa no curto, médio e longo prazo que podem gerar exposição na mídia?
• Qual é a grande meta (objetivo central, estratégico) da empresa hoje?
• Quais devem ser as mensagens essenciais da empresa? Que conceitos você acha importantes difundir, associar à você e a empresa?
• Quem são os públicos-alvo da empresa (quando a mensagem é levada ao mercado, a quem ela se dirige)?
• O que deve ser sempre falado sobre a empresa? O que nunca deve ser falado? Quais são assuntos “proibidos” e/ou confidenciais?
• Quais os assuntos que, associados à empresa, podem desgastar a imagem dela (mapa de riscos)? Quais são os focos de eventuais exposições negativas na mídia (hipóteses)?
• A empresa possui algum projeto de responsabilidade social? Caso não tenha, tem vontade de criar ou participar de algum?
Rotinas e procedimentos
• (apenas com gerente de marketing ou executivo responsável pela empresa)
• Como será a rotina de aprovação de press releases, estratégias e outros?
Quem deve participar da reunião de briefing?
Não há regras para definição de quantas pessoas estarão envolvidas nas reuniões de briefing. Em pequenas empresas, geralmente, a reunião será feita apenas com os sócios. Contudo, em negócios maiores, geralmente, há várias etapas de briefing com todas as pessoas envolvidas no processo em questão. Geralmente, esses encontros reúnem gestores de nível tático e estratégico das empresas.
