A comunicação é um dos quatro pilares para a execução de um evento de sucesso. A importância da comunicação será maior, tanto quanto a necessidade de um maior público. A criatividade, a qualidade e o planejamento são os outros itens para garantir o sucesso de qualquer tipo de projeto. Curiosamente, esses mesmos três itens também são igualmente fundamentais para garantir bons resultados no processo de comunicação. Vamos entender melhor como cada um deles faz diferença.
O ideal é a equipe de comunicação participar do processo desde o inÃcio. O comunicador tem uma percepção muito aguçada e abrangente com sua atuação, propiciando um olhar diferenciado para propor alternativas de abordagens e execução. A criatividade é fator chave pela expectativa de gerar maior engajamento à ideia. O conhecimento da proposta, já no inÃcio, permite instigar a mente com o desafio sobre novas possibilidades e agiliza o processo ao eliminar a parte do briefing.
O conhecimento sobre a ideia já permite à equipe iniciar sua atuação com uma pesquisa de mercado sobre o perfil do público, hábitos da população no local de realização, eventos semelhantes e-ou concorrentes, entre outras situações, influenciando diretamente o sucesso do projeto. O levantamento é muito importante para identificar costumes que influenciarão o planejamento de comunicação. O conhecimento dos comunicadores sobre o público alvo, principalmente, os jornalistas e influenciadores com os quais ocorrerão os relacionamentos também impactarão o resultado.
Os dados auxiliarão o comunicador na fase de elaboração do planejamento, pois deverá analisá-los para entender o perfil do público para quem deverá divulgar o evento. A criatividade é uma habilidade que faz parte de todo o processo, tanto do evento, quanto da comunicação ao permitir mudar e implementar novas ações em caso de problemas e-ou situações adversas.
A criatividade também será crucial para garantir maior efetividade ao plano de comunicação em decorrência da diversidade identificada de meios para divulgação. A eficácia do resultado está diretamente ligada à diversificação e quantidade de veÃculos para contato com jornalistas e influenciadores. O planejamento de comunicação deve considerar que, quanto mais rápido o evento for apresentado à comunidade, maior será a possibilidade de propagação e conhecimento do evento.
Os dados levantados ainda permitem compreender melhor os canais de comunicação e definir ações e estratégias, como exclusividade na divulgação de notas para colunas – conforme o foco do evento, assim como promover ou não uma coletiva de imprensa e encontros com jornalistas ou visitas à s redações para apresentação. A qualidade do relacionamento com os jornalistas e influenciadores, assim como a qualidade dos textos e peças que serão produzidos, juntamente com a transparência e eficiência dos diálogos complementam a efetividade do processo. O planejamento também inclui a definição de datas, abordagens e ações propostas para cada contato, veÃculo e jornalista.
