O sucesso de qualquer tipo de evento (congresso médico, workshop, mostra, feira, convenções, rodada de negócios, lançamento de produtos, apresentação profissional e road show, entre outros) requer atenção com dois itens muito importantes: planejamento e comunicação. Planejar é fundamental ao identificar tudo que será necessário para garantir uma eficiente execução e evitar problemas. A comunicação também é crucial ao divulgar a construção da marca do projeto e, claro, estimular uma maior participação do público. Quanto mais tempo, melhor para implementação de ações diferenciadas e estratégias interessantes!
A disponibilidade de tempo é crucial para entender o projeto em toda a sua infraestrutura com programação, diversidade e profissionais envolvidos. O conhecimento ajudará na melhor compreensão do evento para pesquisar sobre informações, análise de mercado em geral e como a realização impactará o segmento e a população. As informações e dados resultantes desse levantamento serão usados em textos e ações estratégicas para melhor divulgação do evento.
Qualquer evento requer ações de comunicação, envolvendo assessoria de imprensa, redes sociais e, conforme o público alvo, estratégias de relações públicas para relacionamento com públicos especÃficos. O prazo é importante, pois dará tempo suficiente para entrevistar os palestrantes, especialistas e-ou expositores para apuração de dados e informações interessantes para a imprensa, ou seja, os jornalistas querem notÃcias para atraÃrem a atenção do leitor, ouvinte e-ou telespectador.
Nem sempre, as informações e-ou palestrantes que os organizadores têm ou querem divulgar são, de fato, os assuntos mais relevantes para garantirem mÃdia espontânea junto aos veÃculos de comunicação. O Assessor de Imprensa é o profissional qualificado para, após levantar informações e pesquisar, identificar os temas que, de fato, serão relevantes para os jornalistas em geral, elaborando um plano de comunicação com diversas ações e estratégias para disseminação das informações.
A partir desse processo, o assessor redige os textos e-ou prepara o material para divulgação junto às redações, visando sugerir a publicação de notas em colunas e-ou entrevistas para publicação, como matérias ou não, em jornais e programas de uma forma geral. O contato com os jornalistas é feito através de diversos canais e ações, seguindo a estratégia adotada para cada evento, envolvendo conversas por telefone, e-mail, redes sociais, visitas às redações, entrevistas coletivas, encontros para almoço ou jantar, entre outras alternativas.
Os resultados são diretamente proporcionais ao tempo disponÃvel e à relevância das informações e dados repassados por palestrantes e-ou expositores. A disponibilidade de prazo e dos organizadores impacta diretamente o processo, facilitando ou comprometendo a divulgação. O sucesso requer envolvimento das partes.
